Sistem Administrasi Negara

Sistem (Metode/Cara)
- Definisi sistem.
1. Jhonson & Kost, bahwa sistem yaitu suatu kebulatan yang kompleks, terkoordinir, terorganisir dalam suatu himpunan atau kelompok dari unsur-unsur tertentu.
2. Shorde & Voiche, sistem adalah sebagian dari sehimpunan dari beberapa bagian atau unit, saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya dan membentuk satu kesatuan yang kompleks atau runut.
3. Inu Kencana Syafii, sistem adalah suatu kebulatan yang kompleks, terkoordinir dalam suatu kelompok dari beberapa unit-unit yang membentuk suatu keseluruhan yang sempurna/utuh.
4. Prof. DR. Proyudi Atmosudiryo, sistem adalah suatu jaringan melalui prosedur yang berkomunikasi satu sama lain yang mempunyai pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utam dari suatu usaha untuk mendapatkan maksud yang baik.
- Unsur yang paling utama dalam sistem administrasi adalah biaya atau dana.
- Unsur-unsur sistem terdiri dari 5 hal.
1. Mempunyai beberapa bagian/unit-unit yang saling bekerja sama.
2. Setiap unit saling berkomunikasi antara unit-unit lainnya.
3. Stiap bagian saling mendukung/memotivasi.
4. Setiap aktifitas atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan mempunyai tujuan yang diinginkan secara baik dan utuh.
5. Dalam suatu sistem mempunyai beberapa ekologi/lingkungan.

Motivasi dan Partisipasi Masyarakat
- Motivasi (dorongan).
Proses motivasi secara internal (ke dalam) melalui diri sendir (perorangan). Yang menyebabkan orang berprilaku (bersikap) untuk memenuhi kebutuhannya. Motivasi dirumuskan sebagai suatu tingkah laku atau prilaku yang ditunjukkan kepada suatu sasaran (objek). Motivasi berkaitan erat dengan kepuasan kerja dan performance (kekuatan/kemampuan) dari tuagas atau kegiatan-kegiatan tersebut. Munculnya motivasi karena ada kebutuhan yang ingin dicapai. Kebutuhan yang ingin dicapai melaui tingkah laku/prilaku, sehingga dapat menghasilkan kepuasan.
- Motivasi dalam suatu pekerjaan dalam suatu organisasi sangat penting karena:
1. Motivasi merupakan masalah dalam meningkatkan usaha/upaya dalam mencapai tujuan.
2. Kinerja bagi pegawai/pekerja harus efisien.
3. Orang bekerja bukan semata-mata karena uang, tetapi juga karena ingin mendapatkan kepuasan kerja.
4. Memotivasi orang adalah merupakan tugas seorang pimpinan/manajer dalam suatu organisasi atau kelompok.
- Motivasi menurut Prof. Abraham Maslaw. Teori kebutuhan ada beberapa asumsi-asumsi:
1. Kebutuhan orang pada dasarnya mempunyai kepentingan tertentu, mulai dari kebutuhan dasar (pokok) sampai kepada kebutuhan puncak.
2. Orang tidak termotivasi karena kebutuhan atau keinginannya tidak tercapai.
3. Setiap orang atau manusia pada dasarnya ada 5 (lima) keinginan-keinginan/kebutuhan-kebutuhan, sehingga di dalam kebutuhan berjenjang atau bertingakt (hirarki):
a. Tingkatan paling rendah/dasar.
• Makanan dan minuman.
• Semua orang memerlukan perlindungan (orang tua dan rumah).
• Mempunyai pendapatan yang cukup.
b. Kebutuhan Security (keamanan atau perlindungan).
• Kondisi keamanan.
• Kondisi kerja.
• Mempunyai jaminan kelangsungan kerja/hidup.
• Mempunyai kesempatan hidup, kenaikan pangkat, kenaikan gaji bila memnuhi persyaratan/kriteria.
• Mengatasi/mencegah adanya infalasi (perubahan ekonomi).
c. Kebutuhan sosial (hubungan manusia).

Kemapuan kerja dan Motivasi Kerja Bagi Aparatur (PNS)
- Kemampuan aparatur yang dimaksud dalam melaksanakan tugas/aktifitas, dapat menggunakan 6 (enam) dimensi/temua baru untuk aparatur dalam bekerja:
1. Pendidikan.
2. Dorongan/motivasi/rangsangan utuk bekerja sehingga jabatan bisa terpenuhi.
3. Disiplin.
4. Memerlukan pangkat dan golongan.
5. Pengalaman kerja/jabatan.
6. Pro aktif.
- Motivasi artinya sebagai suatu proses perubahan energi dalam diri sendiri ditandai dengan munculnya rasa (feeling) melalui 3 unsur prilaku:
1. Dorongan mengenal terjadinya perubahan-perubahan pada diri kita.
2. Motivasi muncul karena ada reaksi atau ada kritikan dan tanggapan.
3. Dorongan karena tujuannya terpenuhi.
- Dikemukakan oleh Irawan Hadi, motivasi kerja mencakup berbagai hal bagi aparatur:
1. Pemberian motivasi berlangsung karena ada keinginan untuk mencapai objek atas sasaran.
2. Motivasi karena melalui suatu proses terhadap kepuasan kerja yang dicapai.
3. Menggambarkan bahwa motivasi yang dilaksanakan ada dua:
a. Motivasi internal.
b. Motivasi eksternal.
- Teori tersebut di atas disempurnakan oleh Prof. Dr. Mulyadi, bahwa di dalam mekanisme kerja ada 6 (enam) tahapan:
1. Mempunyai k ebutuhan/keinginan/cita-cita tertentu.
2. Timbul rasa ketegangan.
3. Ada dorongan besar.
4. Melakukan suatu action.
5. Tingkah laku harus ada etika.
6. Masalah penilaian.
- Karakter motivasi kerja:
1. Kepribadian/personality.
2. Persepsi/penafsiran.
3. Kemampuan bekerja/melaksanakan tugas.
4. Sistem nilai-nilai.
5. Mempunyai skill/kemampuan yang luas.
6. Tercapainya kepuasan kerja.

- Prof. Herbelh, motivasi dari dua faktor:
1. Faktor merasa manusia tidak puas apa yang dicapai. Ketidak puasan dalam organisasi mencakup:
a. Unsur gaji/upah.
b. Kemampuan kerja.
c. Kondisi kerjanya minus (negatif).
d. Status/kedudukan terlalu rendah.
e. Mekanisme/prosedur/ proses penyelesaian tugas selalu mengalami keterlambatan.
f. Mutu yang dicapai kurang.
g. Hubungan interpersonal antara pegawai dengan pegawai dan atasan dengan bawahan yang rendah atau tidak ada.
2. Faktor merasa manusia puas apa yang dicapai. Kepuasan apa yang telah dihasilkan karena termotivasi melalui beberapa unsur-unsur tertentu:
a. Prestasi/kerja, yang bertujuan meningkatkan produktivitas kerja. Prestasi adalah kemampuan untuk mencapai hasil yang semaksimalnya dengan meggunakan kriteria/persyaratan yang telah disepakati/ditetapkan sebelumnya dengan maksud mencapai tujuan yang berkualitas/bermutu.
b. Pengakuan (keabsahan).
c. Harus bertanggungjawab (responsibility) dari semua kegiatan yang telah dilaksanakan, baik positif maupun negatif.
d. The Work is Self; pekerjaan itu sendiri harus diterima dengan baik.
e. The Possibility of Grow; kemungkinan berkembang/maju.
- Berdasarkan dari dua faktor tersbut di atas, mendorong pegawai/karyawan untuk berbuat berprestasi/kinerja secara optimal/maksimal dalam rangka mencapai tujuan yang berkualitas, sehingga menurut Muhammad Tahun 2000: 83 aturan lain, bahwa ada dimensi terhadap kondisi/iklim organisasi yang baik antara lain:
1. Rasa tanggungjawab.
2. Standar hasil yang dicapai berkualitas/bermutu.
3. Mempunyai Reward/upah.
4. Rasa persaudraan, persahabatan, kekeluargaan harus ditingkatkan sehingga kerja sama mantap.
5. Mempunyai semangat kerja yang tinggi.
- Bentuk partisipasi menurut Prof. Ndraha (1990):
1. Partisipasi dengan menggunakan sistem kontak.
2. Parisipasi memperhatikan dan menyerap semua ide-ide dan informasi.
3. Partisipasi degan planning.
4. Partisipasi dengan implementasi (pelaksanaan).
5. Partisipasi menerima, meningkatkan hasil pembangunan yang dicapai.
6. Partisipasi terhadap evaluasi dan penilaian hasil dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan degan baik.
- Partisipasi terhadap pembangunan yang akan dicapai tidak terlepas hubungan antara kualitas SDM, sehingga di dalam SDM dapat diukur dengan menggunakan dua metode:
1. Kemampuan (performance).
Kemampuan yang dimiliki oleh pegawai atau mahasiswa pada dasarnya dapat didukug oleh faktor-faktor antara lain:
a. Pengetahuan yang dimiliki.
b. Pendidikan yang telah dicapai.
c. Pengalaman.
d. Loyalitas.
e. Tanggung jawab.
f. Komitmen.
g. Kecerdasan.
2. Keterampilan (skill).
Keterampilan dipengaruhi oleh faktor:
a. Kebiasaan/tradisi.
b. Latihan-latihan apa saja yang sering diikuti.
c. Merubah prilaku (disiplin).
d. Pengalaman.
- Berdasarkan kemampuan dan skill yang dimiliki pegawai atau karyawan, maka tidak terlepas pengaruh kualitas dari SDM dengan menggunakan:
1. Menggunakan unsur intelektual (para sarjana/ahli).
2. Moralitas.
3. Memperkuat skill.

Prinsip Koordinasi
- Untuk mempelajari prinsip koordinasi pada dasarnya merupakan suatu upaya usaha/upaya pemerintah untuk memadukan, menyerasikan, menyelaraskan dan saling berhubungan/berkaitan segenap tindakan, langkah dan waktu dalam rangka pencapaian sasaran.
- Di dalam prinsip koordinasi yang tepat, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Proses prumusan kebijakan/keputusan.
2. Planning yang baik (terbaik).
3. Implementasi, pengendalian dan pengawasan.
- Menurut sarjana/ahli, bahwa koordinasi merupakan salah satu fungsi daripada manajemen (planning, organizing, commanding, controlling/coordinating).
- Berdasarkan fungsi-fungsi manajemen di dalam pelaksanaan koordinasi, menurut Reylly bahwa ada 3 unsur koordinasi yang tepat:
1. Prinsip-prinsip koordinasi (menyatukan, menyelaraskan, menyerasikan).
2. Proses koordinasi.
3. Unsur kewajiban.
- Jenis dan pedoman koordinasi.
1. Koordinasi vertikal adalah kegiatan yang dilaksanakan seorang pemimpin/pejabat dalam suatu instansi pemerintah terhadap pegawai bawahannya.
2. Koordinasi fungsional adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang pemimpin/pejabat terhadap instansi lainnya, yang tugasnya saling berhubungan berdasarkan asas fungsionalnya.
- Koordinasi fungsional dapat dibagi menjadi 4:
1. Koordinasi horizontal (dari kiri ke kanan atau sebaliknya).
2. Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat terhadap pejabat yang lebih rendah tingkatannya, tetapi bukan termasuk bawahannya.
3. Koordinasi wilayah/teritorial:
Kegiatan yang dilakukan oleh seorang pejabat terhadap pejabat yang berada dalam suatu wilayah yang menjadi kewenangannya dan menjadi tanggung jawabnya.
4. Koordinasi instansional.
Kegiatan yang dilakukan terhadap instansi, tetapi ada instansi khusus/prioritas.
- Pedoman koordinasi yang harus diperhatikan:
1. koordiansi dalam bentuk perumusan kebijakan/keputusan.
2. Paham koordinasi mempunyai kewenangan dan bertanggung jawab segala bentuk persoalan.
3. Pejabat yang bertanggung jawab dan berkewajiban memprakarsai dan mengkoordinasikan segala bentuk kepentingan.
4. Dalam koordinasi mempunyai feed back dengan tujuan menciptakan kesatuan kerja, kekompakan, kerja sama dan kesatuan bahasa/komunikasi.
5. Di dalam koordinasi, pejabat mempunyai jiwa semangat yang tinggi.
6. Pelaksanaan koordinasi yang cepat dan tepat memerlukan sarana-sarana.
- Sarana dan mekanisme koordiansi:
1. Kebijakan/keputusan, merupakan suatu alat mengkoordinasi untuk memberikan bimbingan, arahan untuk mencapai suatu tujuan, keselarasan, keterpaduan.
2. Rencana (planning), digunakan karena di dalamnya tertuang secara jelas sasaran yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.
3. Ada tata kerja.
4. Rapat adalah suatu alat komunikasi untuk saling memberikan suatu masukan/ide tentang persoalan-persoalan yang ingin disesuaikan dari beberapa kelompok-kelompok tertentu.
5. Surat keputusan bersama/surat edaran, biasanya dilakukan oleh dua instansi/departemen yang berisi memperlancar, menyelasaikan kegiatan-kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan oleh suatu instansi sehingga dibantu oleh instansi-instansi lainnya.
6. Tim/pawitra/kelompok kerja, yang bertujuan melaksanakan kegiatan secara kompleks, disiplin sesuai dengan asas fungsional, secara operasional sulit dicapai sehingga menggunakan tim atau kelompok-kelompok kerja.
7. Sistem administrasi manunggal satu atap (SAMSAT), ini dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat kepentingan masyarakat dengan kegiatan tertentu.
Sitem pelayanan satu pintu, yaitu kegiatan yang dilaksanakan untuk memperlancar pelayanan masyarakat oleh suatu instansi yang mewakili instansi-instansi yang dituju dan masing-masing mempunyai kewenangan dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu.
- Upaya peningkatan pelayanan masyarakat sekarang ini harus diubah posisi/strategi, sperti yang dilaksanakan sekarang antara lain:
1. Kegiatan suka mengatur dan minta dilayani diganti kegiatan suka melayani, suka mendengarkan informasi kebutuhan publik.
2. Suka menekan kekuasaan-kekuasaan diubah menjadi sistem dialogis dalam kegiatan-kegiatan tertentu.
3. Cara/sistem slogan diganti menjadi sistem realita dan sistem paragmatis.
4. Pemberdayaan masyarakat ditingkatkan menjadi kemitraan.

Efisiensi Aparatur Menuju Peningkatan Produktifitas
- Efisiensi aparatur
1. Efisiensi nasional secara menyeluruh, dasar pemikirannya (kerangka) adalah perubahan dan masukan yang terkait dengan kegiatan-kegaiatan yang telah dicapai.
2. Efisiensi aparatur adalah aparat yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan secara efisien,efektif, bersih dan bertanggung jawab.
3. Hambatan (kelemahan) di dalam menjalankan kegiatan, ada 4 hal yang harus diperhatikan:
a. Orientasi, dalam hal ini yang sangat diperlukan adalah masalah ekonomi, salah satu deskriptif (gambaran) dalam pertumbuhan ekonomi menurut Prof. Awaluddin Jami, ada 3 orientasi:
1) Pengaturan/penataan.
2) Orientasi penyelenggaraan/pelaksanaan (individu/kelompok).
3) Bimbingan, arahan dan konsultasi yang bertujuan membantu seseorang untuk menyelesaikan aktifitas-aktifitasnya apabila ada kendala yang dihadapi.
b. Penyederhanaan dan pengendalian terhadap perizinan. Salah satu pengaturan di dalam pengendalian perizinan sesuai yang diinginkan adalah:
1) Menggunakan alat-alat sarana/prasarana secara langsung.
2) Menggunakan berbagai jenis izin karena perizinan itu merupakan sumber pendapatan.
3) Penigkatan kemampuan seorang pemimpin/manajer, baik planning, programming, pelaksanaannya koordinasi dan controlling.
4) Pembinaaan aparat yang produktif pada intinya adalah penyebabnya SDM, sehingga dalam pembinaan aparatur ini, ada 3 unsur pokok:
a) Keterampilan dan kemampuan (profesionalisme dan manajemen).
b) Motifasi dan dedikasi harus dipertahankan.
c) Sikap mental, etos kerja, kejujuran, produktifitas kerja harus ditingkatkan.